Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilir ve 7/24 aktif çalışan, hızlı, güvenli bir sistemin yatırımını kullanıcı firma adına üstlenir. Bir başka deyişle, özel entegratörler mükellefleri adına e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv Fatura gibi elektronik kayıtları oluşturmaya yetkili aracı kurumlardır.
Mükellefler adına elektronik fatura gönderme ve alma işlemlerini gerçekleştirebilecek teknik yeterliliğe sahip özel entegratörlerle çalışmanın faydalarını sıralayalım:
Gelir İdare Başkanlığı tarafından belirlenen ve yayımlanan kılavuzlara göre elektronik kayıtlar mükellef adına oluşturulur, gönderilir ve takibi yapılır.
Mükelleflerin mali mührüne gerek olmadan e-Fatura ve e-Arşiv Fatura elektronik kayıtları özel entegratörün mali mührü ile kolaylıkla imzalanır.
Özel Entegratör kendi uygulamaları üzerinden mükelleflerin elektronik kayıtlara 7/24 rahatlıkla ulaşabilmesini sağlar ve aynı zamanda bu kayıtları yasal mevzuata uygun şekilde mükellefler adına 10 yıl boyunca güvenle saklarlar.
Özel entegratörler kendi sistemlerini kullandığından, mükelleflerin bilgi işlem sistemi, sunucu ve veritabanı gibi teknik maliyetlerinin azalmasına olanak tanır.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan mevzuat değişiklikleri veya teknik kılavuz güncellemelerini özel entegratörler mükellefleri adına takip ederler. İlgili değişiklik ve güncellemeler için mükelleflerini bilgilendirir ve söz konusu güncellemeleri sistemde hızla uygularlar.
Mükelleflerin ERP uygulamaları ile özel entegratörlerin sunduğu sistemler entegre çalışarak düzenli veri akışı sağlar.
Özel entegratörlerin bütün bu saydığımız faydalarına karşılık mükelleflerin de bazı yükümlülükleri var elbette. Bu bir bakıma mükellefin haklarının ve veri gizliliğinin korunmasına yardımcı olur. Örneğin; özel entegratörler mükelleflerinin elektronik kayıtlarının içini göremez. Buna karşılık, mükellefleri adına Gelir İdaresi Başkanlığı’na e-Fatura, e-Defter başvurusunda bulunamazlar.
Elbette özel entegratörlerin yapacağı tüm bu işlemleri mükellefler kendileri de yapabilir. Ancak bu süreç mükellefler açısından avantajdan çok dezavantaj getirme eğiliminde; mükellef, seçebileceği iki yöntemden biri olan entegrasyon yönteminde bilgi işlem sistemi, sunucu yönetimi, veri arşivleme maliyeti, mevzuat ve teknik kılavuz güncellemelerinin takibi ve elbette bunların sisteme uygulanmasını kendisi yönetmek zorundadır.
İkinci seçenek olan, GIB portalının kullanımının mükellef açısından bir maliyeti olmasa da kullanılabilecek fonksiyonları sınırlı; mükellefler elektronik belge arşivlemelerini manuel olarak yapmak durumunda, aylık yüklenebilecek e-Fatura adedi 500 ile sınırlı, bazı veri tiplerinin girişleri de desteklenmiyor. Sonuç olarak, mükelleflerin özel entegratörlerle çalışması hem işgücü hem de maliyet avantajı getiriyor.
Bu sistemi özel entegratör aracılığıyla kullanmak için yapmanız gerekenler ise son derece kolay ve hızlı. Öncelikle, sadece bir defaya mahsus olmak üzere, Kamu Sertifikasyon Merkezinden mali mühür başvurusu yapmalısınız. Sonrasında mali mührünüz elinize ulaştıktan sonra Gelir İdaresine elektronik başvuru yaparak başvuru yöntemi olarak özel entegrasyonu seçmelisiniz. Üstelik bu sürecin tamamında özel entegratörünüzden de süreç desteği alabilirsiniz. İşte bu kadar basit. Bundan sonra bırakın özel entegratör sizin adınıza bütün işlemleri yapsın, size sadece ihtiyacınız olduğu her an sisteme giriş yapıp kontrollerinizi yapmak kalsın.